なぜ、組織化と仕組み化が必要なのか
開業当初、院長はほとんどすべての仕事を自分でこなします。診療はもちろん、スタッフへの指示、患者対応、労務管理、経費の管理・・・。
何もかもが院長の手と頭を通って動いています。スタッフが少ないうちはそれで回ります。院長が全体を把握できる規模だからです。
しかし、スタッフが増え、患者数が増え、医院が大きくなっていくにつれて、この「院長がすべてを握る」やり方は機能しなくなります。院長の時間と集中力には上限があるからです。
院長が動かなければ何も動かない医院は、院長の能力が天井になります。院長がいなくても一定水準で動き続ける医院は、組織の力が天井になります。
どちらの医院がより大きく、より安定した成長を実現できるかは、言うまでもありません。
組織化と仕組み化とは、院長の能力を天井にしない医院をつくることです。これは院長がラクをするためではありません。
院長が本来集中すべき仕事＝経営の方向性を決める、スタッフが育つ環境を整える、地域との関係を深める、に時間とエネルギーを向けられるようにするためです。
仕組みがない医院で起きていること
組織化と仕組み化が進んでいない医院では、共通した問題が起きています。
院長がどれだけ忙しくなっても、スタッフは指示を待っています。チーフを立てても、スタッフは結局院長に判断を仰ぎます。
新人が入るたびに教え方がバラバラで、誰が教えるかによって習熟度に大きな差が出ます。
評価の基準が曖昧なため、スタッフは「何をすれば認められるか」が分からないまま働いています。採用しても定着しない。育てても辞めてしまう。
これらはすべて、個別の問題に見えて、根っこはひとつです。医院として「誰が何をどのレベルでやるか」が言語化・標準化されていないことです。
院長の頭の中にある基準が、組織の仕組みとして外に出ていない。だからスタッフは院長に聞かないと動けないし、院長も忙しくなるほど教える時間が取れなくなっていきます。
この悪循環を断ち切るのが、組織化と仕組み化です。
医院ステージによって、必要な仕組みは変わる
ただし、組織化と仕組み化には「正解のひとつの形」があるわけではありません。スタッフ10人の医院に必要な仕組みと、スタッフ30人の医院、60人の医院に必要な仕組みは違います。
一軒の医院を大きくしていく場合と、分院展開をしていく場合でも、組織のつくり方は根本から変わります。
重要なのは、今の医院の規模と、３年後・５年後に目指す姿を明確にした上で、そのステージに合った仕組みを段階的に整えていくことです。
将来の姿から逆算して、今何を整えるかを決める。この発想なしに「なんとなく組織化を進める」ことは、かえって医院の成長を遅らせることもあります。
また、組織化と仕組み化は一度やれば終わりではありません。医院が成長するたびに、今の仕組みでは回らなくなる局面が来ます。
そのたびに仕組みをアップデートしていく。このサイクルを続けられる医院が、ステージを上り続けられます。
このシリーズで届けること
このシリーズ「院長が医院規模を拡大していく場合に必要な医院ステージの上り方」では、歯科医院が成長していく過程で必ずぶつかる壁と、その乗り越え方を順番にお伝えしていきます。
対象としているのは、スタッフが１５人前後になり、これからさらに拡大するかどうかを考え始めている院長です。
経営の基礎は身についてきたが、組織としての仕組みはまだ整っていない。そういう段階にいる院長に向けて書きます。
すでにスタッフ数が４０人以上の医院になっている場合でも、現状の医院を診断する目的でお読み頂ければと思います。
シリーズの構成は以下の通りです。
第１章 院長の役割を手放すところから始まる ― 教えて任せる、その正しい順番
第２章 チーフの育て方と権限の渡し方 ― 機能するチーフをどうつくるか
第３章 個人面談を機能させる ― スタッフの声を経営に活かす仕組み
第４章 評価制度の基本を設計する ― 何を評価するかを言語化する
第５章 採用戦略 ― 選ばれる医院になるために
第６章 マニュアルとカリキュラムの作り方 ― 使われる仕組みの設計
第７章 医院ステージに合わせた組織体制の設計 ― ３年後・５年後から逆算する
各章は独立した記事として読めますが、順番に読み進めることで「院長が組織をつくっていく全体像」が見えてくる構成になっています。
先生の医院が、院長の能力を天井にしない組織へと成長していくための、実践的な道筋をお伝えしていきます。
まとめ
組織化と仕組み化は、院長がラクをするためではありません。院長が本来集中すべき仕事に向き合えるようにするためです。そしてスタッフが自分の力を発揮できる環境をつくるためです。
医院が成長するほど、仕組みの重要性は増します。今の規模で「なんとか回っている」うちに、次のステージへの準備を始めてください。
仕組みは、必要になってから慌ててつくるのでは間に合わないことが多い。
次回からシリーズを通じて、具体的な内容をお届けします。ぜひお付き合いください。
先生の医院のこれからを、心から応援しています。
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