月末に「また目標に届かなかった」を繰り返していませんか
月の売上目標を設定している。しかし月末になると「今月も少し届かなかった」という結果になる。翌月こそはと気持ちを切り替えるが、また同じことが繰り返される。こうした状況が続いている医院では、多くの場合「数値の測定方法」と「数値を確認するタイミング」に問題があります。
月の後半に数値の遅れに気づいても、残り数日では対策を打っても効果が出るのは翌月になってしまいます。対策の効果が出るまでには時間がかかるからです。月末に「届かなかった」と確認することは、いわば試合が終わってからスコアを見るようなものです。
数値目標を期限内に達成する習慣をつくるには、確認するタイミングを変えることが最初の一手になります。
なぜ「月の第一週」なのか
まず、ベースの数値は日次で把握しておく必要があります。そして数値確認で最も重要なタイミングは、月の第一週です。一週目の結果を見て対策を打てば、残りの三週間でその効果を機能させることができます。二週目に気づけば残り二週間、三週目なら残り一週間。確認が遅れるほど、対策が効く期間は短くなります。月の半ばを過ぎてから動いても、その効果が数値に現れるのはほとんどの場合翌月になります。
一週目に確認する数値は、売上目標（保険・自費）に対する実績、残りの稼働日に対する一日当たりの売上目標、残り三週間の予約状況、キャンセル率と枠の稼働率が中心になります。これらを月次で把握している院長は多いのですが、日次や週次で確認している院長は少ない。この差が、数値目標達成の習慣がある医院とない医院の間に生まれています。もちろん、数値の確認と対策の効果の確認は二週目、三週目・・・と続きます。
先生の医院では、月の第一週が終わった段階で数値を確認する仕組みがありますか。その確認が、翌週の具体的な行動につながっていますか。
数値を見るだけでは意味がない。「次の一手」まで決める
数値を確認して終わる、という習慣には意味がありません。確認した数値から「では来週、何をするか」を具体的に決めることが、週1回30分の数値確認を経営に機能させる要件です。
たとえば、一週目の保険売上が目標対比で85％だったとします。その時の対策は例えば「何らかの理由で閉じている予約枠を開ける」「技工物のセット予定がある患者の予約を月内に確保する」等。新患数が少ないなら「新患の受け入れ枠を一日2枠増やす」という枠の設計変更。自費売上の未達成なら「患者の〇〇さんの治療コンサルには院長が同席する」という具体的な対策を決めるのです（対策方法は医院によって違います）。
「頑張りましょう」で終わる３０分ミーティングと、「来週火曜までに〇〇を〇〇が実行する」と決めて終わるミーティングでは、翌週の現場の動き方がまったく変わります。数値確認の30分の最後には、各部署の次の1週間の具体的な行動の明確化と達成担当者を必ず決めることが、この習慣を機能させる鍵です。
「数値を見る文化」は、30分の積み重ねでつくられる
週1回30分の数値確認を継続すると、スタッフの意識が変わり始めます。毎週数値を確認する場があることで、スタッフは日常の診療の中で「今週の稼働率はどうなっているか」「キャンセルが出たらどう埋めるか」を自然に意識するようになります。数値を「院長だけが見るもの」から「チーム全員が意識するもの」に変えていく力が、週1回30分という短い時間の積み重ねにあります。
この習慣が機能するためには、各部署が30分を有意義にするための日頃の準備も必要になります。担当エリアの数値を把握しておく、前週の行動の結果を言語化しておく、次の一週間で動かせることを考えておく。こうした準備がスタッフの側に生まれたとき、30分は単なる報告の場ではなく「チームが次の行動を決める場」に変わります。
数値確認は「毎日」が理想です。しかし大きな歯科医院と違って毎日の確認が難しい段階では、週1回の定点確認から始めることが現実的な一手になります。完璧な仕組みを一気に整えようとするより、週1回という小さな習慣を確実に続けることが、数値目標を達成し続ける医院への近道です。
月の第一週に確認すべき、最初の三つの数値
数値確認を始める際に、最初から多くの指標を見ようとすると続きません。まずは三つに絞ることを勧めます。
一つ目は売上目標に対する達成率（保険・自費それぞれ）です。月次目標を週割りにした場合の一週目の達成率を確認します。二つ目はキャンセル率です。キャンセルが発生したとき、その枠が埋まっているかどうかが稼働率に直結します。三つ目はユニット稼働率です。空いている枠がどの時間帯にどれだけあるかを把握して早めに埋めることで、具体的な枠の活用策を考えやすくなります。
この三つを第一週に確認し、具体的な対策を一つ決めて動く。これを毎月繰り返すことで、「目標を達成する習慣がある医院」の土台が少しずつ固まっていきます。
まとめ
月の数値目標を達成し続けるには、確認するタイミングが鍵になります。月の第一週に結果を見て対策を打てば、残りの三週間で効果を出すことができます。月半ばを過ぎてからでは、対策の効果は翌月になります。週1回30分の数値確認の最後には、次の1週間の具体的な行動と担当者を必ず決める。この積み重ねが、スタッフが数値を意識する文化をつくり、期限内に目標を達成する習慣を医院に根付かせます。
「また届かなかった」を繰り返さないための第一歩は、月の第一週に数値を見ることから始まります。
そうそう、数値目標はあくまでも「手段」なので「手段の目的化」が起こらないようにくれぐれも注意してくださいね。
先生の医院のこれからを、心から応援しています。
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