間違ったミーティングがスタッフを駄目にするこんにちは
歯科医院経営コンサルタントの森脇康博です。
スタッフマネジメントでお悩みの院長は多いと思います。
・ミーティングでスタッフが積極的に発言しない。
・話し合っても結局何が決まったのかが分からない。
・院長が朝礼で話しかけても、下を向いて「はい」しか言わない。
・ミーティングで決めたことが実行されない。
・指示しないと動けない、空気が読めない。
・機嫌の良い時、悪い時の差が激しい。
私はいろいろな歯科医院を見学しサポートしていく中で、多くの歯科医院で不足している、欠けている点に気づきました。
それは
”意思疎通の仕組み化です”
さて、院長先生に質問です。
”必要に応じてスタッフが短時間ミーティングを開催していますか？”
”ＯＪＴ，ＯＦＦＪＴを使い分けていますか？
”定期的な全体ミーティングは開催されていますか？”
”ミーティング、朝礼、終礼の準備・運営をスタッフに任せていますか？”
”ミーティングで院長の話の割合を１０％以下にしていますか？”
”「各自の次回までの行動」が明確になっていますか？”
”前回ミーティング時より取組みが前進していますか？”
一つでも該当しない項目があれば意思疎通方法を改善する必要があります。
何故なら、意思疎通の質が悪く量が足りていないとその積み重ねによってスタッフの成長が止まってしまうからです。
私は、なかでもミーティングの方法に問題があると感じています。
ミーティングの種類と役割を明確に！
一言でミーティングと言っても形態・目的が色々ですが、
どの形態のミーティングでも、ミーティング後には認識がメンバーで共有されて、行動が明確になっていなければならないのです。
①朝礼
②終礼
③管掌ミーティング
④全体ミーティング
⑤ＯＪＴ、ＯＦＦＪＴ
⑥改善ミーティング
⑦個人面談、フィードバック 等
はそれぞれ違った目的で開催されるのですが、目的を意識しないで開催しても正しい効果は得られません。
また、必ずしも時間をブロックしてミーティングをおこなうのが良いわけではありません。問題が発生した時、関係者だけが短時間集まって解決の方向性を出すのも、立派なミーティングなのです。
ただ医院を見学したり、チーフに各種ミーティングの仕組みをお聞きして思うのは、アポを詰めるのを優先し過ぎてチームの意思疎通をはかる仕組みが確立されていないという事です。
よく「言わなくても空気を読んで」と言われますが、丁寧な意思疎通を重ねていくから、相手の考えやどうして欲しいのかが分かるようになる訳なので、日常の意思疎通をないがしろにして”阿吽の呼吸”が生まれるはずがありません。
では、どうやって意思疎通を重ねていけば良いのでしょうか。
例えば①の朝礼では
・マインドセット
・チームの意識の焦点化
・課題の共有
を行うと効果的です。
毎朝、「マインドセット」でチームの心を医療従事者に変えます。
スタッフは前日の感情を翌日に持ち越しますので、一旦リセットして医療従事者として患者に向き合う心構えをさせるのです。前日の嫌なことも疲れも一旦忘れて、目の前にいる人を幸せな感情にして帰ってもらう事に意識を集中させるのです。
「ハイタッチ」しながら笑顔を創る等の手法は賛否両論あると思いますのでお勧めはしません。一瞬「楽しい」と脳に錯覚させる効果はあるということだけお伝えしておきます。
「チームの意識の焦点化」はとても重要です。
人は焦点化しないと”無意識領域”に記憶されたパターンで行動してしまいます。
人が細かく意識しないでも歩いたり止まったり出来るのも、動作を無意識領域に記憶しているからなのです。
だから、意識領域に今日意識して行動するテーマを刷り込む作業をしてやらないと、スタッフは前日と同じ今日を過ごしてしまいます。
焦点化するのは”１～２点だけ”です。多いと焦点を当て続けることが出来ません。だから、院長が長々と話すことは逆効果なのです。
「課題の共有」は行われている医院が多いと思います。
・カンファレンスで患者個々の治療における注意点を共有し、各自の行動を確認する。
これも意識の焦点化の一つです。
他にも終礼、管掌ミーティング、全体ミーティング等にも明確な目的があります。そしてそれぞれが関連しているのです。
一番やってはいけない院長の〇〇
歯科医院の朝礼やミーティングで一番多い間違い、それは”院長からの注意事項、改善点や要望を院長が延々と話すことです。
なぜやってはいけないかと言うと全体ミーティングで院長が延々と話しても
・人によって理解度が違う
・自分のことではないと認識する
・「またか」と思われる
・指摘を改善させる責任者が不明確（ＰＤＣＡ責任者）
などの理由で改善されることが少ないからです。
院長が話している時、スタッフは大体下を向いています。結局院長と論議するのはチーフやベテランスタッフだけの全体ミーティングが多いのです。
すべては各種ミーティングの目的と正しいやり方を理解出来ていない事で起こります。
ミーティングの目的が明確でない場合、やり方を間違っている場合にはスタッフは受動的になり最小限の発言しかしなくなります。
「もっと積極的に発言しなさい」と注意しても無駄です。
原因はスタッフが受動的にならざるを得ないミーティングの構築方法と運営にあるのです。
正しいミーティングが自律的スタッフを育てる
どういう意思疎通の仕組みを創るかは、とても大切です。
先生がスタッフが自律的に動ける様になることを目指されるのであれば、正しいミーティングの方法を積み重ねていかなければ、望まれる成果は出せないのです。
私は開業医団体に３０年間勤務している時に、管理職として会議運営に関わってきました。その時に、組織を活性化させるにはミーティングなどの意思疎通の仕組みと事前の準備がとても大切だということに気づきました。
正しい意思疎通、ミーティングの仕組みを構築していくことは”自律的スタッフを育成する”為に欠かせません。
このことは先生の専門分野である歯科医療でも同じなので、ご理解いただけると思います。
自律的スタッフを育成したいなら、ぜひご相談ください。
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